Вимоги і правила роботи в «АН Профі Рієлт»

Загальні положення

1. Робочий день працівників не нормований. Офіс відкритий з 9:30 до 18:00 у будні. Сб./Нд. — Офіс закритий.

2. Фіксація робочого процесу кожного співробітника, а також відсутність на роботі відбувається через CRM-систему компанії в особистому календарі співробітника: «Показ» (всі види), «Перегляд», «Переговори», «Завдаток», «Зустріч» (робоча) ), «Метод Активних Продажів», «Офісна робота», «Фотосесія» (об’єкта), «Вихідний», «Відпустка», «Лікарняний», «Відсутність з особистої причини».

• Примітка: події «Вихідний», «Відпустка», «Лікарняний», «Відсутність з особистої причини» повинні бути створені до 9:00 поточного дня. Створення будь-якої з цих подій після 9:00 поточного дня вважається запізненням на роботу.

3. Запізнення на роботу.

Запізненням на роботу вважається відсутність співробітника в офісі о 10.10 і пізніше без створення події в особистому календарі.

• Примітка: співробітник, якого о 10:30 немає в офісі та немає події в особистому календарі, може бути обмежений у доступі до бази даних поза офісом.

4. Вся інформація про клієнтів компанії, подання реклами, звітність щодо роботи співробітників і т.д. відбувається через базу даних. Відкриття доступу до бази даних відбувається згідно з інструкцією, описаною в чаті «Техпідтримка PR» у Телеграм.

5. Тричі на місяць у компанії проходять планерки. Про час проведення керівництво компанії повідомляє заздалегідь в інформаційних чатах компанії. Усі співробітники компанії повинні бути присутніми на планерці. Відсутність співробітника на планерці без поважної причини (показ, перегляд, зустріч, особиста зустріч тощо не є поважною причиною) впливає на дисциплінарний показник оцінювання ефективності працівників.

6. Вся інформація про робочий процес, зміни та інші оголошення описуються в інформаційних чатах компанії. Керівництво компанії не відповідає на питання, відповіді на які були описані раніше в інформаційних чатах компанії (крім питань, що уточнюють).

7. Компанія надає все необхідне для професійного зростання кожного співробітника. Щомісяця, окрім стажування нових співробітників, проводяться тренінги (оновлення навчального матеріалу та додавання нових тренінгів відбувається раз на 3 місяці).

• Примітка: підвищення кваліфікації кожного співробітника є невід’ємною складовою успішності в будь-якій сфері. Небажання співробітників розвиватися часто призводить до відсутності результату у співробітників та їх подальшого звільнення.

8. Керівництво компанії не дає відповіді на питання, які були розглянуті/обговорені на тренінгу (крім питань, що уточнюють).

9. У разі виникнення конфліктної чи спірної ситуації з колегою чи керівним складом компанії, співробітники компанії повинні спробувати вирішити конфлікт самостійно. У разі якщо компромісу не знайдено, обов’язково підійти до свого керівника разом з другою стороною конфлікту чи спору.

10. Усі співробітники компанії зобов’язані шанобливо ставитися до колег та співробітників інших відділів.

11. Усі співробітники компанії приходять до офісу займатися робочим процесом. Керівництво компанії нікого не змушує приходити до офісу, якщо співробітники мають робочий процес. Якщо співробітник порушує дисципліну чи публічно обговорює «поганих продавців», «поганих покупців», робочий процес, відсутність дзвінків тощо. (через що, на думку співробітника, він не має результату) керівництво компанії має право «попросити співробітника залишити офіс на день». Цей пункт впливає на дисциплінарний показник оцінювання ефективності співробітників.

12. Негативне обговорення дій керівництва компанії, необґрунтована критика вектору розвитку компанії (скарги співробітників один одному) сприймаються як підрив авторитету керівництва компанії. Цей пункт впливає на дисциплінарний показник оцінювання ефективності співробітників, а поведінка тягне за собою попередження. У разі повторення – звільнення.

13. Обман колег та керівництва компанії впливає на дисциплінарний показник оцінювання ефективності співробітників та передбачає догану. У разі повторення – звільнення.

14. Обман колег та керівництва компанії у матеріальних питаннях – звільнення.

15. Розголошення інформації, яка є конфіденційною – звільнення.

16. Безлімітні телефони можна використовувати лише в офісі. Співробітника, який забрав безлімітний телефон із собою, буде оштрафовано на розмір місячної абонплати.

17. Перед виходом з офісу необхідно вимкнути робочий комп’ютер (винятком є комп’ютери, до яких підключені принтери).

18. Кожен співробітник отримує розрахунок за виконану роботу відповідно до своєї поточної % ставки з урахуванням KPI (див. табл. 1) на початку кожного місяця, якщо задаток та розрахунок були минулого місяця. Якщо завдаток був минулого місяця, а угода — у поточному, то розрахунок видається наступного робочого дня після угоди. За потреби аванс обговорюється з керівником (якщо у вас уже відбувся розрахунок).

Нові співробітники розпочинають роботу в компанії зі ставки 40% і можуть збільшити її значення в залежності від того, скільки загального валу вони принесуть компанії. Слід враховувати, що значення валу зараховується співробітнику лише за підсумком угоди, що відбулася (розрахований вал).

З моменту переходу стажера до основного складу відділу продажів компанії, до нього застосовуватиметься бальна система оцінювання ефективності співробітників (KPI). Співробітник отримає можливість, залежно від набраних ним за місяць балів, збільшувати підсумкове значення своєї % ставки, згідно з якою отримуватиме розрахунки за виконану роботу. Нижче наведено умови отримання та розміри надбавок до фіксованого значення % ставки співробітника.

Бальна система оцінювання ефективності співробітників також має на увазі мінімальні вимоги щодо набору балів кожним співробітником за квартал. Таким чином ефективність роботи співробітників, які не набирають 150 балів за квартал, вважається недостатньою, а перспектива роботи їх у компанії переглядатиметься в індивідуальному порядку.

Перший квартал на рік усі співробітники починають із 10 балів.

Час, проведений у відпустці або лікарняному, може бути компенсований у розмірі 1 бали за 1 день у разі, якщо співробітник був відсутній від 5 робочих днів, але не більше ніж 14 днів відсутності.

Співробітник отримує додаткові 0,25 бали за кожен доданий до бази об’єкт від посередника у разі, якщо картка такого об’єкта була якісно заповнена, а саме внесені всі технічні характеристики, повноцінно заповнені поля «Опис», «Документи та умови продажу», а також в картку додано фотографії такого об’єкта.

За активну участь у житті компанії протягом місяця:  результативність, робочі досягнення, допомогу, ініціативність, конструктивні пропозиції та інше, один із відділів компанії може ініціювати заохочення співробітника у розмірі 5 балів.

Нижче наведено ключові показники ефективності співробітників компанії та їх значення у балах.

Табл.1

• Примітка: максимальна відсоткова ставка становить 60%.

19. Усі співробітники компанії орієнтовані на підписання договорів про надання послуг як із покупцем, так і з продавцем.

• Примітка: щоб ексклюзивний договір вважався таким, потрібно правильно заповнити договір, укладений з усіма власниками об’єкта, надати підписаний договір та всі документи (див. п. 23) своїм керівникам.

Співробітники, які працюють за укладеними договорами, заохочуються:

─ Найвищим балом оцінювання ефективності співробітників;

─ У разі продажу об’єкта на підставі ексклюзивного договору двома співробітниками компанії, співробітник, який представляє інтереси продавця, отримує розрахунок з 3% комісійних (з 5) за поточною процентною ставкою (так само і у випадку з платним договором).

─ У разі купівлі об’єкта для покупця за договором двома співробітниками компанії, співробітник, який представляє інтереси покупця, отримує розрахунок з 3% комісійних (з 5) за поточною процентною ставкою. Винятком може бути наявність договору з продавцем у співробітника, який представляє інтереси продавця.

20. Перевірка документів здійснюється юридичним відділом компанії.

21. Забороняється передавати документи (паспортні дані, ідентифікаційні коди, правовстановлюючі документи тощо) третім особам, особам, які беруть участь у правочині (потенційним учасникам у майбутньому), без погодження з власником та юридичним відділом.

22. За наявності у співробітника правовстановлюючих документів на об’єкт та документів власників нерухомого майна, що продається (у тому числі номера квартири), необхідно обов’язково передати документи до юридичного відділу компанії.

23. Для здійснення перевірки документів необхідно надати копії правовстановлюючих документів на об’єкт, що перевіряється, технічного паспорта, паспортів (id карт) та ідентифікаційних кодів усіх власників співробітнику юридичного відділу. Або надіслати вказані фото/ксерокопії на адресу електронної пошти юридичного відділу компанії profi.realt.lawyer@gmail.com. У темі листа обов’язково має бути зазначена адреса об’єкта, ID об’єкта, ваше прізвище та мета перевірки: «Перевірка документів – завдаток», «Перевірка документів – цікавить покупця», «Перевірка документів – беру об’єкт у роботу». Документи за ексклюзивним договором передаються керівникам.

• Примітка: як виняток перевірка може бути проведена за номером квартири перед підписанням попереднього договору або у випадку, якщо у вас йдуть переговори щодо купівлі/продажу об’єкта, що перевіряється.

24. Юридичний відділ готує та заповнює договори лише у тому випадку, якщо власники приїхали для підписання ексклюзивного договору до офісу компанії. У всіх інших випадках рієлтори заповнюють стандартні договори самостійно (винятком є ​​об’єкти, що продаються за дорученням).

25. Після перевірки документів на об’єкт вам буде надіслано смс повідомлення про результат перевірки, а також дана інформація буде відображатися в картці об’єкта.

26. Правові відносини між сторонами (у тому числі оплата комісійних компанії) виникають лише у разі підписання договорів (попередній договір між продавцем та покупцем – «завдаток», договір на надання послуг – договір на комісію тощо). Якщо сторони відмовляються підписувати договори, зустрічатися на завдаток, підписувати договір про надання послуг (розрахунок за «розпискою») і т.д., але такого роду розрахунок все ж таки відбувається, то розрахунок співробітника відбувається з урахуванням мінус 5% від поточної процентної ставки ( навіть мінімальної).

27. Підготовка довідок та всіх необхідних документів для розрахунку, де було підписано «розписку» (зазначено в п.26), а не попередній договір, відбувається за рахунок співробітника або власника/покупця. В іншому випадку документи та довідки для підписання основного договору купівлі/продажу не збираються.

28. Під час створення події «Завдаток», співробітник зобов’язаний заповнити картку з точним зазначенням вартості, розміру завдатку, розміру комісії, витрат сторін, термінів виселення та виписки, місця підписання попереднього договору.

29. Після підписання задатку збором та підготовкою документів займається юридичний відділ компанії. Якщо працівник після підписання задатку про щось домовився з продавцем або покупцем без погодження з юридичним відділом, його оштрафують на 5% від поточної процентної ставки на даний розрахунок. Повторення такої ситуації спричинить зменшення процентної ставки на 5% від поточної процентної ставки. Далі – звільнення.

30. Кожен співробітник, за необхідності, повинен сприяти юридичному відділу у:

─ зборі довідок з комунальних платежів (стосується передмістя);

─ проведення передпродажного показу;

─ передачі документів;

─ передачі ключів та об’єкта;

─ отримання інформації про об’єкт та власника, шляхом спілкування з сусідами.

Робота з продавцем

1. Кожен співробітник самостійно вибрав собі райони (максимум 2), де він бере об’єкти у роботу. Виняток – якщо сегмент, у якому працює співробітник, знаходиться у кількох районах. Наприклад: мікрорайон Нивки знаходиться у 3-х районах: Подільський, Святошинський, Шевченківський. Якщо на співробітника закріплений об’єкт у будь-якому іншому районі, крім вибраних, об’єкт йде в загальний доступ. Винятком у такому випадку є ексклюзивний договір. Будь-який співробітник може взяти на роботу будь-який об’єкт у будь-якому районі шляхом підписання ексклюзивного договору.

• Примітка: ексклюзивний договір, підписаний за день або в день підписання завдатку по цьому об’єкту, не зараховується.

2. Максимальна кількість об’єктів, яка може бути в роботі в одного співробітника – 40. Виняток: більше 40 об’єктів може бути у працівників, які займаються ЖК.

• Примітка: у разі виникнення спірних ситуацій (наприклад, співробітники одночасно знайшли об’єкт), об’єкт вважається закріпленим за співробітником за наявності перегляду.

3. Після того, як об’єкт продзвонений та внесений до бази, перегляд має бути призначений протягом 24 годин. Якщо перегляд не призначено за цей час, інший менеджер може зателефонувати власнику та призначити перегляд.

4. У вікні фото повинен бути скріншот, що підтверджує, що з власником був контакт (дзвінок — більше 30 секунд або листування). Цей маркер створений для запобігання внесенню об’єктів у базу без продзвону.
Документи у відповідному полі також мають бути написані

5. Якщо перегляд призначено через три дні/ через тиждень/ через місяць, а причина не вказана в полі документи, інший менеджер, продзвонивши даний об’єкт і зміг призначити перегляд на сьогодні, об’єкт йде до того, хто раніше зміг домовитися на перегляд.

6. Якщо ви не змогли призначити перегляд (навіть за наявності скріншота листування або дзвінка), а ваш колега зміг призначити перегляд — даний об’єкт через керівників йде до співробітника, який зміг призначити або знайшов час на перегляд на відміну від того хто його просто вніс, навіть із маркером дзвінка чи листування

7. Об’єкти без переглядів, навіть з усіма внесеними маркерами, відкріплюються кожні три дні.

8. Об’єкти переглянуті, але не подані в рекламу, без зазначення причин, відкріплюються кожні три дні.

9. Максимальна кількість об’єктів, які закріплені за співробітником, але не подано в рекламу – 10. Менеджер має право закріпити на себе 10 об’єктів, які не рекламуються за умови, що картки таких об’єктів повністю та коректно заповнені, а у полі «документи та умови продажу» вказано причину того, чому об’єкт на даний момент не рекламується. Якщо об’єкт не рекламується і причина цього не вказана в полі «документи», через 3 дні цей об’єкт йде в загальний доступ.

• Примітка: якщо ви добре шукаєте об’єкти, але не встигаєте відпрацьовувати їх, віддайте об’єкт колезі, який працює у вашому районі. Таким чином, ви не лише налагодите дружні стосунки з колегою, а й збільшите кількість покупців у своєму районі.

10. Показником роботи від продавця є реклама об’єкта, наявність показів об’єкта, зниження вартості об’єкта, наявність ексклюзивного договору. Об’єкти з неякісним описом, відсутністю фото, порожніми полями для заповнення, не переглянуті і т.д. відкріплюються від працівника.

11. Об’єкти, зміни за якими було проведено у базі більше 10 днів тому, автоматично йдуть у загальний доступ.

12. Для якісної лідогенерації у кожного співробітника має бути не менше 10 переглянутих об’єктів у рекламі.

13. Для просування об’єктів існують такі пакети:

─ Пакет «Basic» — реклама на сайті компанії. Якісні фото є обов’язковими;

─ Пакет «Classic» — сайт компанії + OLX. Перегляд обов’язковий;

─ Пакет «Gold» – сайт компанії, OLX, LUN, DOM.RIA (ресурси, що дають максимальний відгук щодо реклами). Умови перегляду, відсутність реклами власника!

• Примітка: у цьому пакеті співробітник може мати 5 об’єктів + ​​5 об’єктів за кожен підписаний ексклюзив минулого місяця;

─ Пакет «Ексклюзив» – «ТОП просування» об’єкта на більш ніж 30 ресурсах;

14. За відсутності роботи від продавця у співробітника, будь-який інший співробітник може «забрати» в роботу об’єкт ТІЛЬКИ ЗА ЗГОДОЮ З КЕРІВНИЦТВОМ КОМПАНІЇ.

Умови:

─ об’єкт знизився на 10% від зазначеної вартості, а працівник, який веде об’єкт, про це не знає. Перегляд обов’язковий.

─ об’єкт закріплений на співробітнику більше 3 днів і не рекламується (див. п. 3). Перегляд обов’язковий.

─ об’єкт (не переглянутий) закріплений на співробітнику та рекламується тільки на сайті (пакет «Basic»). Перегляд обов’язковий.

─ вартість від власника менша на 10% від зазначеної у базі (тип реклами об’єкта пакет «Classic» або пакет «Gold»). Перегляд обов’язковий.

• Примітка: керівництво компанії не заохочує цей пункт, але бореться з неякісним відпрацюванням продавців нерухомості.

15. Співробітник, який знайшов новий ліквідний об’єкт, повинен слідувати алгоритму згідно з чек-листом (див. книга продажів АН «Профі Рієлт»).

16. Співробітник, який підписав договір на надання послуг із продавцем (ексклюзивний договір), повинен дотримуватися алгоритму згідно з чек-листом (див. книга продажів АН «Профі Рієлт»)

17. Подачею та контролем перевірки реклами займається рекламний відділ компанії.

18. Подання реклами відбувається згідно з чек-листом з подачі реклами (див. книга продажів АН «Профі Рієлт»):

─ Співробітник повністю заповнює картку об’єкта. Має бути коректний опис, додано фото, вказано розташування на карті, правильну адресу, у коментарі – документи, умову продажу тощо.

─ Співробітник на власний розсуд ставить тип реклами: Пакет «Basic», Пакет «Classic», Пакет «Gold». Примітка: керівництво може переглянути вашу рекомендацію щодо типу реклами.

Примітка: після подачі реклами рекламний відділ перевіряє все, що описано вище. У випадку, якщо були допущені помилки, об’єкт буде відхилений і вам прийде повідомлення в телеграм з коментарями рекламного відділу. Вам необхідно виправити помилки, вказані в коментарі, та натиснути кнопку «виправлено».

19. Реклама подається лише після схвалення (зміни) типу реклами рекламним відділом. Процес подачі нового об’єкта реклами займає до 5 хвилин після схвалення, подача ексклюзиву — до 10 хвилин. Зміна реклами (фото, опис тощо.) займає від 5 хвилин до 10 хвилин (залежить від типу реклами та технічних можливостей ресурсу, на який реклама подається).

• Примітка: заміна фото на ексклюзивному об’єкті можлива 1 раз на тиждень – після публікації на сайті ASPO.

20. Компанія не рекламує об’єкти конкурентів (інших посередників навіть без комісії).

21. Компанія оплачує всю рекламу.

22. Перевірка реклами – щонайменше раз на тиждень (в свій рекламний день, заздалегідь узгоджений з керівником +1 запасний). Кожен співробітник зобов’язаний перевірити свою рекламу на наявність реклами власника, реклами конкурентів (на предмет демпінгу), продзвонити власників щодо наявності об’єктів у продажу, зниження вартості, для обгрунтування ексклюзивного договору (домовитися про зустріч). Після перевірки натиснути кнопку «РЕКЛАМА ПЕРЕВІРЕНА» в особистому кабінеті не пізніше 17:00 (п’ятниця — до 15:00).

23. Співробітник, який не перевірив свою рекламу, оплачує вартість реклами та автоматично отримує зауваження, що впливає на підсумковий бал наприкінці місяця.

24. Об’єкти, по яким підписані ексклюзивні договори, рекламуються в пакеті «Ексклюзив».

• Примітка: «усні» ексклюзиви (домовленості з продавцями) подаються в пакті «Gold», але не в ТОП оголошення. Співробітник, який бажає подати в ТОП «усний» ексклюзив, оплачує рекламу самостійно наперед (у разі продажу об’єкта за час дії «ТОП реклами» сума, витрачена співробітником, повертається).

25. Некоректна подача реклами та перевірка реклами співробітником (не було здійснено продзвону своїх об’єктів на предмет їх наявності та вартості, подання реклами та зняття її через день, масова подача реклами та зняття її постійно) розцінюється керівництвом як неповага до роботи рекламного відділу та невміння працювати з продавцем. В першому випадку – попередження, подальше повторення – оплата своєї реклами протягом місяця.

26. Якщо через об’єкт співробітника виникнуть проблеми з порталами ЛУН, OLX та іншими (претензія з боку порталу щодо демпінгу вартості, реклами об’єкта без погодження з власником, реклами посередників на сайті та на порталі під виглядом продавців, некоректні або крадені фото тощо), співробітника буде звільнено.

27. Маркетинговий звіт по рекламі об’єкта надається лише пакету ЕКСКЛЮЗИВ.

• Примітка: звіт вимагається заздалегідь, тому що потрібен час на його формування!

Робота з покупцем

1. Кожен співробітник має право брати в роботу покупців у будь-якому районі міста за будь-яким об’єктом, поданим у рекламу, після допуску до роботи з покупцем керівництвом компанії.

2. Максимальна кількість покупців, яка може бути у роботі в одного співробітника – 10.

• Примітка: щодня, при вході до бази даних, необхідно вказувати статус роботи з покупцем та коментар до статусу.

3. Доступ до розділу «Покупці» у базі даних компанії відкрито лише в офісі компанії.

• Примітка: доступ до покупців, закріплених за співробітником, відкритий поза офісом.

4. Показником роботи з покупцем є призначення цьому покупцю показів об’єктів зі створенням відповідної події в особистому календарі співробітника (інформація підтягується до картки покупця автоматично). Покупці, яким не проводилися покази, мають бути відкріплені від працівника із зазначенням причини відкріплення.

5. Покупець, який закріплений за співробітником, але ще раз дзвонить до офісу у пошуках інших об’єктів, відкріплюється від співробітника, на якому закріплений.

6. Якщо в процесі торгу по квартирі покупцю не вистачає грошей на комісію або він не хоче платити її в повному обсязі – покупець передається співробітнику, який займається об’єктом. Виняток: все залежить від обсягу виконаної роботи. Наприклад, якщо співробітник показав покупцю 15 квартир, обґрунтував комісійні у розмірі 5%, а колега просто вніс квартиру в базу, не був на ній, не подавав у рекламу, не поторгувався – колега, який представляє інтереси продавця, віддає квартиру співробітнику, який працює з покупцем . У такому випадку подяка колезі може становити 50-100$, на розсуд співробітника, працюючого з покупцем.